Compliance e Produttività: Alcuni Utili Suggerimenti per le Aziende con Lavoratori a Distanza

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Il lavoro a distanza sta rapidamente diventando un'aspettativa, non un vantaggio. Sebbene la pratica fosse una necessità per molte organizzazioni durante la pandemia, sia le aziende che i dipendenti hanno abbracciato la tendenza.

Google, Microsoft, Amazon, Twitter e Facebook sono tra l'elenco crescente di grandi aziende che riconoscono i vantaggi del lavoro a distanza o flessibile come strategia per l'occupazione a lungo termine.

Non solo ci sono prove che i dipendenti preferiscano la flessibilità del lavoro da casa, ma ci sono anche vantaggi significativi per i datori di lavoro. Secondo un sondaggio Global Workplace Analytics, le aziende possono risparmiare circa 11.000 dollari all'anno per ogni dipendente che lavora da remoto solo la metà del tempo.

Lo stesso studio ha rilevato che i programmi di lavoro a distanza creati durante la pandemia stanno facendo risparmiare collettivamente ai datori di lavoro negli Stati Uniti oltre 30 miliardi di dollari al giorno. La maggior parte di questi risparmi deriva da una riduzione dei costi immobiliari ed energetici.

Abbracciare il lavoro a distanza è anche una tattica strategica per le aziende che cercano di rimanere competitive in un mercato dei talenti guidato dai dipendenti. In un sondaggio tra i lavoratori statunitensi, tra il 94 e il 99% degli intervistati ha indicato che vorrebbe lavorare da remoto, almeno part-time, per il resto della propria carriera. Le aziende in grado di offrire orari di lavoro flessibili rimarranno all'avanguardia e saranno in una posizione migliore per attrarre e trattenere i migliori talenti.

Sebbene l'aumento del lavoro a distanza offra alle aziende un'opportunità significativa per ridurre i costi, devono prendere decisioni importanti prima di passare in modo permanente.

Se la tua azienda sta cercando di passare a un modello di lavoro a distanza a lungo termine, ecco alcune considerazioni importanti.

Remunerazione economica

Quando si calcolano gli stipendi per i lavoratori a distanza ci sono una serie di fattori da considerare, tra cui: il tipo di lavoro svolto, la sede dell'azienda, la posizione del dipendente, le tendenze del mercato e altro ancora. La posizione è in genere un elemento chiave in questa equazione perché il costo della vita, i requisiti fiscali e le leggi sul lavoro variano in base alla località, sia negli Stati Uniti che a livello internazionale.

Oltre a determinare correttamente le fasce salariali per i lavoratori remoti, i datori di lavoro dovrebbero istituire un sistema che consenta loro di tracciare e conservare accuratamente i registri delle posizioni dei loro dipendenti virtuali. Questo li aiuterà a evitare possibili non conformità con le tasse locali, le risorse umane, l'immigrazione e altre normative.

Fisco e Tasse

Anche un solo dipendente che lavora a distanza in un altro paese, stato o comune può essere sufficiente per attivare una presenza imponibile, o una stabile organizzazione, in quella giurisdizione. Le attività che attivano una stabile organizzazione possono variare dall'invio di dipendenti all'estero in viaggio d'affari all'assunzione di appaltatori in un altro paese alla firma di contratti di vendita alla creazione di un ufficio remoto e altro ancora. Se viene attivato un PE (permanent establishment), sarà probabilmente necessario segnalare e pagare le imposte sul reddito delle società alle autorità in quella località. La mancata comprensione e osservanza delle leggi sulla stabile organizzazione in tutte le giurisdizioni operative può portare a doppia imposizione, sanzioni pecuniarie, danni reputazionali e altro ancora.

Inquadramento del lavoratore

Sebbene l'assunzione di lavoratori a lungo termine come appaltatori indipendenti possa essere una soluzione efficace per ridurre i costi, molti governi mettono sempre più in discussione il trattamento equo degli appaltatori rispetto ai dipendenti e adeguano e applicano le leggi sul lavoro di conseguenza. Le autorità locali in genere guardano oltre il contratto di appaltatore e utilizzano i propri test di occupazione per determinare la classificazione di un lavoratore. Se un appaltatore è considerato un dipendente, l'azienda potrebbe essere soggetta a imposte arretrate, sanzioni per non conformità, benefici per i dipendenti retrodatati e altro ancora.

Viaggi e politiche d’immigrazione

Le aziende che impiegano lavoratori a distanza all'estero dovrebbero familiarizzare con le procedure specifiche del paese relative alla sponsorizzazione di un visto o altri requisiti di documentazione dell'immigrazione. Due delle violazioni dell'immigrazione più comuni includono l'ingresso in un paese con il visto sbagliato e la permanenza più lunga di un permesso di visto. Questo è spesso più una preoccupazione per i lavoratori a distanza perché i loro viaggi non sono monitorati da vicino come quelli delle loro controparti in ufficio. I datori di lavoro che non rispettano questi tipi di requisiti possono essere soggetti a sanzioni, danni reputazionali e, in casi estremi, procedimenti penali. Le aziende devono essere in grado di segnalare e tracciare facilmente i propri viaggiatori, quindi uno strumento di prenotazione online o un report affidabile sui viaggiatori possono aiutare le aziende a rispettare i requisiti fiscali e di immigrazione.

Buste paga, compenso e benefit per i lavoratori

L'ubicazione dei dipendenti di un'azienda svolge un ruolo importante nel determinare dove l'azienda sarà soggetta alla dichiarazione dei redditi e ad altri obblighi di pagamento, come le imposte sui salari, la ritenuta alla fonte e l'assicurazione contro la disoccupazione. È anche importante ricordare che ogni giurisdizione ha il proprio insieme di leggi che regolano aspetti come la copertura dei compensi dei lavoratori, i requisiti per gli straordinari, i congedi familiari, le ferie e le sistemazioni mediche. Le aziende dovrebbero investire nella progettazione e nell'impostazione di un adeguato processo di gestione delle retribuzioni per i propri lavoratori remoti per evitare problemi di conformità, compensazione e gestione delle buste paga.

Privacy, sicurezza e protezione degli asset

L'impiego di una forza lavoro remota comporta un maggiore utilizzo di dispositivi personali, connessioni Wi-Fi non sicure, pratiche di condivisione di file rischiose e altre azioni che rappresentano una potenziale minaccia per i dati sensibili della tua azienda. Inoltre, mette a rischio di non rispettare le leggi sulla protezione dei dati, il che potrebbe comportare multe significative e danni reputazionali.

Sfortunatamente, l'estensione della protezione della sicurezza dei dati e delle informazioni agli uffici domestici presenta una serie di sfide legate all'IT, soprattutto perché gli attacchi online ai dati personali e aziendali continuano a crescere. Il lavoro a distanza pone anche altri problemi, quali: come un datore di lavoro può monitorare in modo conforme le attività dei dipendenti a casa senza violare i loro diritti alla privacy; come garantire che i documenti fisici siano adeguatamente conservati e distrutti; come continuare a lavorare se la VPN dell'azienda si interrompe; e altro ancora. Questi e i rischi correlati aumentano solo quando un'azienda opera oltre confine e possono essere applicate più leggi sulla protezione dei dati.

I datori di lavoro devono stabilire processi solidi per proteggere i dati aziendali e dei dipendenti e garantire la conformità alle leggi locali sulla protezione dei dati in ogni giurisdizione operativa. Dovrebbero inoltre fornire formazione sulla protezione dei dati a tutti i dipendenti e implementare politiche e procedure correlate per aiutarli a mantenere buone abitudini di sicurezza delle informazioni.

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